jueves, 24 de abril de 2008

metodo zopp (PROYECCION DE MERCADOS)

ZOOP (MARCO LÓGICO) RESUMIDO

La Deutsche Gesellschaft für TechnischeZusammenarbeit (GTZ) GmbH examina, planifica e implementa la contribución alemana a los proyectos de cooperación técnica para el desarrollo por encargo del Ministerio Federal de Cooperación Económica (BMZ). Este apoyo es otorgado en base a una solicitud gubernamental y cubre los servicios del personal especializado o el suministro de equipos, sólo en casos excepcionales toma la forma de ayuda financiera.
En este sentido, se entiende por proyecto una tarea innovadora, que tiene un objetivo definido, debe ser efectuada en un cierto período, en una zona geográfica delimitada y para un grupo de beneficiarios; solucionando de esta manera problemas específicos o mejorando una situación existente. Debe hacerse notar que no es apropiado su empleo en trabajos rutinarios. La tarea principal es capacitar a las personas e instituciones participantes en el proyecto para que ellas puedan continuar las labores en forma independiente y resolver por sí mismas los problemas que surjan después de concluida la fase de apoyo externo.
El proyecto es formulado en varias fases utilizando el método ZOPP de planificación. El producto del análisis y del trabajo de planificación en su conjunto es un marco lógico del proyecto (Logical Framework): Una matriz de planificación que presenta la estructura básica del proyecto.
ZOPP consiste de elementos que se apoyan mutuamente:
· El método, constituye una guía para el trabajo en el grupo de planificación.
· El enfoque de equipo, como marco de estudio de problemas multisectoriales.
· La visualización, utilizada para registrar las contribuciones individuales de los participantes y los resultados de las discusiones.
El método ZOPP es aplicado en el análisis y el trabajo de planeamiento porque la experiencia ha mostrado que la cooperación es más fácil y exitosa cuando los participantes pueden ponerse de acuerdo sobre objetivos que han sido expresados en la forma más clara posible (análisis de objetivos y matriz de planificación del proyecto).
Los objetivos sólo pueden ser formulados claramente si las causas y los efectos de los problemas a resolver han sido analizados previamente (análisis de problemas). Los problemas no son hipótesis abstractas, por el contrario, afectan a la población, a grupos sociales e instituciones. Por lo tanto, en forma previa al análisis de problemas, todos los grupos afectados y sus intereses correspondientes deben ser tomados en cuenta (análisis de la participación).
Se efectúa un análisis de objetivos en el que se incluyen también posibles soluciones. Los objetivos del proyecto son resultado de este análisis; mediante la matriz de planificación se ordenan en un esquema de objetivos para el proyecto, teniendo las siguientes características: Coherencia, plausibilidad y realismo.
Mediante la matriz de planificación del proyecto, elaborada de esta manera, se obtiene a diferentes niveles: El objetivo del proyecto que aporta al objetivo superior; en forma previa, las actividades realizadas y los resultados/productos alcanzados, los cuales a su vez contribuyen al cumplimiento del objetivo del proyecto (primera columna). Los niveles en la matriz son entrelazados por hipótesis, ellas se basan en las condiciones que rodean al proyecto; a través de la ejecución de actividades y el logro de resultados se producen efectos a nivel del objetivo del proyecto y, en consecuencia, del objetivo superior.
Las influencias externas que representan un riesgo para la implementación del proyecto son " supuestos importantes" (cuarta columna). Ellas muestran la dependencia del proyecto con respecto al medio y permiten apreciar y reducir los riesgos que corre el proyecto.
Se establecen indicadores para objetivos y resultados/productos (columna 2), éstos se basan en las fuentes de verificación correspondientes (columna 3) y permiten establecer el grado de avance hacia el objetivo.
Los indicadores y la especificación de insumos y costos permiten realizar el análisis cuantitativo y el seguimiento del proyecto. El análisis cuantitativo relaciona los objetivos por alcanzar y los fondos e insumos disponibles para este efecto. Los indicadores definen las fases del proyecto y los objetivos parciales que deben cumplirse en los plazos establecidos, de esta forma se permite un proceso de evaluación y seguimiento.
El equipo ZOPP elabora una recomendación que puede aplicarse directamente en la toma de decisiones. Los ejecutores del proyecto pueden determinar los objetivos de la cooperación técnica, estimar los costos y riesgos, así también, planificar con mayor detalle las contribuciones requeridas de cada una de las partes. El ZOPP que se ha elaborado y aprobado conjuntamente debe ser ajustado y actualizado periódicamente de acuerdo a las experiencias obtenidas. Si se aplica de esta manera, ZOPP facilita el diálogo sistemático entre los participantes en el proyecto sobre los fines y objetivos de la cooperación; es también básico en el proceso de aprendizaje que se desarrolla mediante el análisis de las experiencias conjuntas.
Los análisis ZOPP de planificación se efectúan a través de todas las etapas de preparación e implementación del proyecto; su duración, intensidad y grado de participación son variables.
Al iniciarse un proyecto, el comentario formal preliminar y examen del proyecto (en el análisis ZOPP) son llevados a cabo por equipos interdisciplinarios de planeamiento en la GTZ. Sin embargo, para analizar los resultados del examen del proyecto o para la planificación operativa, replanteo de planes o su actualización el ZOPP debe realizarse en el lugar del proyecto, de común acuerdo entre los participantes en el proyecto. Es muy importante que el equipo de planificación sea interdisciplinario e incluya tanto a afectados por el proyecto como a quienes toman las decisiones. Su participación no sólo es importante para el proceso de planificación, es también un signo del compromiso existente frente al proyecto y por esta razón, una condición para alcanzar el éxito del mismo.
El tamaño del equipo de planeamiento y la duración del análisis respectivo depende de los términos de referencia del proyecto, el número de participantes puede fluctuar entre 5 y 20. Un "ZOPP" puede durar entre un día y una semanas. Talleres mayores son apoyados por moderadores externos. El personal ejecutivo que toma las decisiones, motiva al personal y debe enfrentarse con los resultados del proyecto, juega un papel decisivo. En caso de no poder asistir a la totalidad del análisis ZOPP, ellos deberán por lo menos tomar parte y ejercer funciones ejecutivas en el momento de formularse los resultados preliminares, estrategias importantes e directrices. Los resultados ZOPP permiten tomar decisiones en base a un conocimiento más amplio de la realidad, dirigir el proyecto y juzgar con mayor precisión las posibilidades de éxito o fracaso; de ninguna manera se limita el poder de decisión de las autoridades contraparte.















REFERENCIAS: Gestión y Dirección de Proyectos
Z O P P

PROCEDIMIENTOS e INSTRUMENTOS para una Planificación de Proyectos orientada a Objetivos


OBJETIVOS DE ZOPP

Con la aplicación de ZOPP se puede:

Lograr una definición realista y clara de los Objetivos en una perspectiva a mediano y largo plazo
Mejorar la comunicación y cooperación entre los participantes a través de la planificación conjunta; utilizando documentos precisos y definiciones claras
Definir las áreas de trabajo como base del Plan Operativo
Establecer la base para el Monitoreo y la Evaluación del Proyecto

APLICACION DE ZOPP

ZOPP es uno de varios métodos de planificación
ZOPP ofrece un procedimiento flexible
ZOPP sólo puede ser tan eficiente como el grupo que aplica el método
ZOPP facilita lograr un consenso de opiniones en el proceso de la planificación
ZOPP requiere una aplicación realista

CARACTERISTICAS DE ZOPP

Procedimiento de planificación por pasos sucesivos
Visualización y documentación permanente de los pasos
Enfoque de trabajar en equipo

PASOS PRINCIPALES DE ZOPP

PASOS de ANALISIS:

Análisis de Problemas
Análisis de Participación
Análisis de Objetivos
Análisis de Alternativas

MATRIZ de PLANIFICACION del PROYECTO (MPP)

Objetivos / Resultados / Actividades
Supuestos Importantes
Indicadores Verificables Objetivamente
Fuentes de Verificación

ANALISIS DE PROBLEMAS

Es un conjunto de técnicas para:

Analizar la situación en relación a un problema
Identificar los problemas principales en este contexto
Definir el problema central en la situación
Visualizar las relaciones de causa y efecto en el Árbol de Problemas

Como se elabora el ÁRBOL DE PROBLEMAS

PASO 1
Identificar los principales problemas con respecto a la situación en cuestión
PASO 2
Formular en pocas palabras el problema central
PASO 3
Anotar las causas del problema central
PASO 4
Anotar los efectos provocados por el problema central
PASO 5
Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un Árbol de Problemas
PASO 6
Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad

ANÁLISIS DE PROBLEMAS PUNTOS CLAVES:

Un problema no es la ausencia de su solución, sino un estado existente negativo

Falta de repuestos:
Incorrecto
Equipo no funciona:
Correcto

La importancia de un problema no está determinada por su ubicación en el Arbol de Problemas
Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros)
Formular el problema como un estado negativo
Escribir un solo problema por tarjeta

ARBOL DE PROBLEMAS

Ejemplo de una empresa de transporte:

ANALISIS DE PARTICIPACION

Ofrecer un panorama de todas las personas, los grupos y las organizaciones, que de alguna manera están relacionados con el Proyecto
Incorporar los intereses y expectativas de personas y grupos que pueden ser importantes para el Proyecto

Como elaborar el ANALISIS DE PARTICIPACION:

PASO 1
Registrar los grupos, personas e instituciones importantes relacionados con el Proyecto o los que se encuentran en su ámbito de influencia
PASO 2
Formar categorías de los mismos: Afectados Beneficiarios, Cooperantes, Oponentes, Afectados Perjudicados
PASO 3
Caracterizarlos y analizarlos
PASO 4
Identificar las consecuencias para el desenvolvimiento del Proyecto

ESQUEMA PARA EL ANALISIS DE PARTICIPACION
Características del Grupo
Conformación del grupo (miembros, origen social, religión, aspectos culturales)
Características organizacionales del grupo (formal, informal, estado legal, misión y objetivos)
Estructura (jerarquía, liderazgo, funciones)
Situación actual del grupo y sus problemas; puntos de vista del grupo
Intereses, Motivos, Actitudes
Necesidades y aspiraciones
Intereses abiertos y latentes
Motivación (esperanzas, expectativas, temores)
Actitudes positivas, neutrales o negativas frente al cambio (opiniones, prejuicios, tabúes)
Capacidades, Potenciales, Limitaciones
Fortalezas y debilidades en su área de trabajo y sus funciones (conocimientos, habilidades, comportamiento, compromiso)







ANALISIS DE OBJETIVOS

En este paso del procedimiento:

Se describe la situación futura que será alcanzada mediante la solución de los problemas
Se identifican posibles alternativas para el Proyecto

Como se elabora el ARBOL DE OBJETIVOS

PASO 1
Formular todas las condiciones negativas del Árbol de Problemas en forma de condiciones positivas que son: deseadas y realizables en la práctica
PASO 2
Examinar las relaciones "medios - fines" establecidas para garantizar la lógica e integridad del esquema
PASO 3
Si fuera necesario hay que:
Modificar las frases existentes
Añadir frases nuevas en el contexto de las relaciones "medios - fines"
Eliminar Objetivos que no sean efectivos o necesarios

ARBOL DE OBJETIVOS

Ejemplo de una empresa de transporte:



ANALISIS DE ALTERNATIVAS

ZOPP es un conjunto de técnicas para:

Identificar soluciones alternativas que pueden llegar a ser estrategias del Proyecto
Seleccionar una o más estrategias potenciales del Proyecto
Decidir sobre la estrategia a adoptarse por el Proyecto
Como se elabora las ALTERNATIVAS

PASO 1
Identificar los Objetivos que no son deseables o realizables y excluirlos
PASO 2
Identificar diferentes etapas de "medios - fines" como posibles estrategias alternativas para el Proyecto o componentes del mismo
PASO 3
Estimar qué alternativa presenta según su opinión una estrategia óptima para el Proyecto, utilizando criterios como: * Recursos a disposición (capacidad instalada) * Probabilidad de alcanzar los Objetivos * Factibilidad política * Relación costo / beneficio * Riesgos sociales * Sostenibilidad

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

OBJETIVOS, RESULTADOS Y ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Cómo llegar al Objetivo de Proyecto

La selección del Objetivo de Proyecto es un proceso de toma de decisión, aplicando criterios de factibilidad de intervenciones como:

Factores políticos
Factores sociales
Recursos disponibles (capacidad instalada)
Relación costo / beneficio
Sostenibilidad

Formulación del Objetivo de Proyecto

El Objetivo de Proyecto define la intención de mejorar la situación de un grupo en una región dentro de un periodo de tiempo definido

Definición de los Resultados

Los medios para lograr el Objetivo de Proyecto son los Resultados ("objetivos específicos")
Lograr los Resultados es el compromiso de la Dirección del Proyecto
Por eso se formulan los Resultados como un estado ya logrado después de la fase actual del Proyecto

INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE

Los Indicadores Verificables Objetivamente fijan el nivel de efectividad necesario con respecto al logro de los Objetivos y Resultados y constituyen la base para la evaluación del Proyecto.
Los Indicadores especifican las pruebas empíricas necesarias para comprobar si los Objetivos y Resultados fueron alcanzados.
El Indicador es el eslabón entre los conceptos usados en la formulación de Objetivos / Resultados y el nivel empírico de observación / medición (operacionalización).

El Indicador siempre tiene que contener unainstrucción de medición que fija:

Un parámetro (cifra absoluta o relativa)

y si fuera necesario:

una condición que expresa un nivel de calidad (estándar)
un período de tiempo
una región
un grupo meta

Hay conceptos que se puede expresar fácilmente en términos cuantitativos:Producción agrícola (cantidad de un producto cosechado en un cierto lapso de tiempo).

Existen conceptos que hacen difícil la búsqueda y selección de Indicadores:Participación comunitaria, Capacidad gerencial, Integración funcional.

Criterios de Selección de Indicadores Verificables Objetivamente

Criterios metodológicos generales:

Un Indicador debe ser válido, es decir: ¿Mide el Indicador realmente lo que pretende medir?
La validez de un Indicador sólo se puede estimar en base de conocimientos profundos de una materia / un tema.
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La prueba más simple es el control de plausibilidad ("regla de dedo").
Un Indicador debe ser suficiente para cubrir el concepto mencionado el los Resultados / Objetivos y no sólo un aspecto del mismo.
Muchas veces es necesario definir más que un Indicador para cubrir el concepto en cuestión.

Otros Criterios:

Un Indicador debe ser independiente, es decir, él no debe ser la repetición de una Actividad o el resumen de Actividades y tampoco la repetición del Resultado.
La recolección y el análisis de datos requeridos para cumplir la instrucción de medición especificada en el Indicador deben ser factibles en el marco de los recursos disponibles por el Proyecto.
El Indicador sólo debe incluir variables que miden un cambio causado por el Proyecto mismo y no por esfuerzos de terceros.


SUPUESTOS IMPORTANTES

Definición:
Factores externos al control del Proyecto, pero que son necesarios para el éxito del mismo

Cómo se formulan los Supuestos:

Los Supuestos pueden obtenerse del Arbol de Objetivos
Los Supuestos se expresan de manera positiva
Los Supuestos se valoran según la importancia y el grado de probabilidad de verificarse

VALORACION DE LOS SUPUESTOS:


1. PREGUNTA: ¿Es importante el Supuesto?
no
è no tomar en consideración el Supuesto
»
si
è siga con la 2. PREGUNTA
2. PREGUNTA: ¿Cuán probable es, que se verifique el Supuesto?
casi seguro
è no tomar en consideración el Supuesto
»
bastante probable
è incluirlo en la MPP:La gestión del Proyecto debe vigilar y eventualmente influir sobre el Supuesto
»
improbable
è siga con la 3. PREGUNTA
3. PREGUNTA: ¿Puede modificarse la estrategia del Proyecto?
si
è Modificar la estrategia del Proyectoè Organizar las actividades para influir sobre los Supuestos
»
no
Supuesto letalALTO ¡¡¡ Atención !!!


FUENTES DE VERIFICACION

Son las fuentes de los datos necesarios para cumplir la instrucción de medición especificada en el Indicador como prueba de haber alcanzado los Resultados y el Objetivo del Proyecto.

PREGUNTAS en el contexto de la selección de unaFuente de Verificación apropiada:

¿Hay fuentes de datos ya existentes y explotables?
¿Cuán fiables son estas fuentes de datos?
¿Se puede fácilmente adaptar estas fuentes de datos según las necesidades del Proyecto o realizar análisis secundario?
¿Es necesario recopilar datos adicionales y/o iniciar estudios? En este caso se debe tomar en cuenta la disponibilidad de recursos necesarios: personal calificado, recursos financieros y tiempo.

Si no se identifique ninguna Fuente de Verificación apropiada o aceptable, el Indicador debe ser rechazado o modificado. En este caso se tiene que volver al paso anterior y seleccionar un Indicador según los criterios especificados.